Внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП)

В данном обзоре разберем ряд вопросов, которые могут возникнуть в процессе внедрения программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 и наши подходы к решению этих вопросов. В частности остановимся на следующих моментах:

• Выбор программы 1С:ЗУП и Выбор компании-внедренца. Покупка программы.
• Настройка 1С:Зарплата и управление персоналом 8 1С:ЗУП при внедрении
• Обучение персонала работе с программой 1С:ЗУП .

ВЫБОР ПРОГРАММЫ И КОМПАНИИ-ВНЕДРЕНЦА. ПОКУПКА ПРОГРАММЫ 1С:ЗУП.

ВЫБОР ПРОГРАММЫ 1С: Зарплата и управление персоналом 8

«1С: Зарплата и управление персоналом 8» - специализированная программа, созданная для использования как в малом, так и в крупном бизнесе, позволяющая контролировать все затраты компании на зарплату и премии персонала. Основным преимуществом новой версии 1С:ЗУП является возможность вести кадровый, налоговый и регламентированный учет согласно существующему законодательству Российской Федерации. Однако на этом возможности программы 1С:ЗУП не ограничивается, и ее применяют многие компании, ориентированные на максимально качественную организацию работы с персоналом, для управления человеческими ресурсами, частных компаний малого, среднего и крупного бизнеса.

Для покупки доступны 3 версии программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8:

• КОРП – комплексное решение для автоматизации процессов кадрового учета, управления персоналом и расчета заработной платы, адресованное средним и крупным компаниям. Функциональные возможности 1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП обеспечивают решение задач на каждом уровне процесса работы с персоналом.
• ПРОФ – применяется для кадрового учета и расчета заработной платы как на небольших так и крупных компаниях, в том числе имеющих обособленные подразделения. 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ – это готовое к работе решение, в котором учтены и реальная практика работы предприятий и все требования действующего законодательства.
• Базовая - предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета в небольших компаниях, где с программой работает один бухгалтер и ее не нужно дорабатывать под запросы конкретной компании.

ВЫБОР КОМПАНИИ-ВНЕДРЕНЦА

В зависимости от сложности прикладного решения и наличия собственных специалистов внедрение может осуществляться собственными силами или с помощью партнеров 1С.

Простые программы, предназначенные для индивидуального использования или для небольших компаний, могут быть внедрены самостоятельно. При этом требуется лишь минимальная первоначальная настройка и перенос или ввод начальных остатков и справочников, которые использовались в прежней учётной системе. Эти процессы могут быть описаны в документации к программе и могут быть выполнены самим пользователем или IT-специалистами компании.

Внедрение программы с помощью партнера(ов) фирмы 1С является наиболее типичным случаем. При этом внедряются сложные прикладные решения, решения, в которых должны быть учтены особенности бизнес-процессов конкретной компании или индивидуальные задачи заказчика. В таких внедрениях могут принимать активное участие IT-специалисты фирмы-партнера 1С (внедренца), выполняя определенный круг задач по внедрению.

Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) – не самая простая. Для полноценного использования заложенных в нее функций есть смысл привлекать партнера 1С как на внедрение, так и на дальнейшую поддержку.

Выбирая компанию-внедренца для запуска или дальнейшей поддержки 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:

• Наличие сертифицированных специалистов по внедряемой программе. Отсутствие сертификатов не умоляет уровень подготовки специалиста, но его наличие гарантирует определенный уровень подготовки.
• Желание и возможность заниматься вашим проектом. Хорошие специалисты без дела не сидят. И, даже если вы нашли такого, возможно, у него в виду высокой загрузки может не быть возможности заниматься вашим проектом.
• Размеры компании-внедренца. Тут рекомендация простая – размеры партнера 1С должны соответствовать вашим. Если у вас не очень крупная компания с небольшим проектом, а вы обратились к крупному партнеру 1С, может сложиться ситуация, что ваш проект не будет для него приоритетным. Возможно, вам достанутся не самые квалифицированные специалисты и почти наверняка вы столкнетесь с бюрократической машиной в виде различных менеджеров и большими сроками реакции на ваши запросы. Работая с небольшой компанией-партнером 1С доступ к непосредственным исполнителям, а при необходимости и к руководителю компании значительно проще. Время реакции на ваши запросы может быть минимально, а интерес к вашему проекту, наоборот, максимальный. С другой стороны небольшой компании-внедренцу будет не просто обработать задачи крупного заказчика в виду отсутствия значительного количества специалистов и локации в одном, реже нескольких регионах. Хотя с развитием современных технологий непосредственное присутствие ИТ-исполнителя на территории заказчика не является существенным ограничением.

ПОКУПКА ПРОГРАММЫ

Тут все просто. Все партнеры 1С должны продавать программное обеспечение по единым рекомендованным ценам. По нашему мнению, покупать 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) лучше в компании, которая будет оказывать услуги по внедрению программы и последующую поддержку.

НАСТРОЙКА 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) 8 ПРИ ВНЕДРЕНИИ

Программа 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП), разработанная на платформе 1С:Предприятие 8 содержит значительное количество механизмов, которые упрощают процесс внедрения и дают широкие возможности по настройке прикладного решения. То, что в других системах приходится делать путем доработки или переписывания программного кода, в 1С:Предприятии 8.3 может быть выполнено несколькими кликами мыши. Иногда даже прямо в пользовательском режиме работы. Без необходимости модифицировать программу, без изменения её программного кода.

РОЛИ И СПИСОК ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Программа 1С:ЗУП содержит огромное количество ролей, необходимых для эффективной работы. Роли объединены в профили групп доступа по функциональному назначению для облегчения процесса назначения ролей конкретным пользователям и группам пользователей. Процесс распределения доступа обычно сводится к включению конкретных пользователей в необходимую группу доступа. Однако, на конкретном проекте могут существовать индивидуальные требования. Для их реализации специалист по внедрению может создать новые роли и комбинировать существующие.

Обязательный этап внедрения 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) - это создание пользователей системы, которые будут работать с программой в данной компании. Каждому пользователю может быть назначена одна или несколько ролей.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОПЦИИ

В пользовательском режиме специалист по внедрению включает или выключает необходимые функциональные опции тем самым добавляя или скрывая целые разделы функциональности программы. Например, он может добавить функциональность штатного расписания и исключить функциональность расчета.

Таким образом настраивается функциональность 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП), необходимая заказчику и исключается из интерфейса лишняя функциональность. При возникновении потребности, скрытые функции могут быть легко добавлены в программу.

ВАРИАНТЫ ОТЧЁТОВ

Большинство отчётов в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) основаны на системе компоновки данных. Это позволяют настраивать и хранить несколько вариантов одного и того же отчёта. Например, один вариант может содержать информацию о начислениях в виде диаграммы за квартал, а другой вариант в виде таблицы за текущий месяц с группировкой по подразделениям. Пользователю необходимо лишь выбрать тот или иной вариант отчёта, и не надо каждый раз производить сложную настройку отчетов. Внедренец может подготовить различные варианты отчётов для всех пользователей.

НАСТРОЙКА КОМАНДНОГО ИНТЕРФЕЙСА И НАЧАЛЬНОЙ СТРАНИЦЫ

Для удобства работы пользователей специалист по внедрению может настроить или изменить командный интерфейс программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП). Установить наиболее удобное расположение панелей. Скрыть команды, которые не используются конкретными ролями. Расположить на начальной странице наиболее важные формы с детализацией по ролям, или индивидуально для одного или нескольких пользователей.

НАСТРОЙКА СПИСКОВ

Списки, расположенные в формах, имеют большие возможности индивидуальной настройки. Возможно изменять отбор, сортировку, условное оформление и группировку списков. Также можно менять режим просмотра списка (в виде дерева, в виде списка и т.д.). Специалист по внедрению поможет настроить списки для всех пользователей, или индивидуально для одного или нескольких пользователей.

РЕГЛАМЕНТНЫЕ ЗАДАНИЯ

1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП)  содержит в своем составе регламентные задания. Они выполняют по расписанию некоторые административные и вычислительные действия, требуемые для нормальной работы программы. В виду того, что не все имеющиеся регламентные задания могут использоваться в конкретной компании, их запуск может быть не настроен заранее. "Тяжёлые" регламентные задания рекомендуется выполнять в периоды наименьшей нагруженности системы. Специалист по внедрению может включить необходимые регламентные задания, и настроить расписание их запуска, если в этом есть необходимость.

 

НАЧАЛЬНОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ И НАСТРОЙКА 1С:ЗУП

Колоссальную помощь в настройке и начальном заполнении программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП)  играет Помощник начальной настройки. На начальном шаге выбирается способ настройки:

• Настроить программу 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП)  «с нуля»
• Перенести данные из программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0
• Перенести данные из программы 1С:Зарплата и кадры 7.7, редакция 2.3
• Перенести данные из программ 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5

Далее, по шагам, выполняется процесс загрузки начальных данных из соответствующей программы и/или настройка основных режимов работы программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП).

ПЕРЕНОС ДАННЫХ ИЗ 1С:Зарплата и кадры 7.7, редакция 2.3

Переход на новую программу 1С:Зарплата и управление персоналом 8 с сохранением данных, необходимых для продолжения ведения учета, реализован путем их переноса (выгрузки и загрузки).

По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции 1С:ЗУП. При этом не переносится информация, которая не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ.

После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей.

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

• справочники: подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
• начисления и удержания (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
• список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
• штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
• кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
• данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
• данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года).

Не переносятся такие данные, как:

• кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
• фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
• действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

ПЕРЕНОС ДАННЫХ ИЗ 1С:ЗУП 2.5

В связи с частичным изменением структуры конфигурации не имеется возможности выполнить простое обновление программы 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 на новую редакцию. Такое обновление потребовало бы преобразования данных, при этом остались бы объекты для хранения данных в старом виде и появились объекты для их хранения в новом, что привело бы к "замусориванию" базы. Из этого и других соображений переход на новую редакцию с сохранением данных старой редакции, необходимых для продолжения ведения учета, реализован путем переноса (выгрузки и загрузки) этих данных.

Состав переносимых данных

По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ.

После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией. На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

• справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
• начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
• список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
• штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
• кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
• данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
• данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
• остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:

• начисления и удержания с произвольными формулами;
• кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
• фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
• сведения о займах сотрудников;
• действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

Настройка организационной структуры в 1С:ЗУП

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) необходимо заполнить сведения об организациях, по которым планируется рассчитывать зарплату и структурных подразделениях и должностях. Если требуется, так же заполняются данные об обособленных подразделениях. Для учета территориальных условий может потребоваться задействовать учет по территориям с помощью одноименного справочника.

Настройка штатного расписания

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) ведение штатного расписания является опциональным. Так же, 1С:ЗУП может вести штатное расписание с сохранением истории изменений или без сохранения. После данных настроек можно перейти к заполнению самого штатного расписания, если его ведение предусмотрено настройками.

Ввод начальных данных в 1С:Зарплата и управление персоналом 8

Если при начальной настройке программы 1С:ЗУП не использовался перенос данных из программ предыдущих версий, все равно может потребоваться начальное заполнение программы.

При этом вводится следующая информация:

• Кадровые данные сотрудников и действующие начисления. Начальная штатная расстановка
• Данные о начислениях и отработанном времени для расчета среднего заработка
• Коэффициенты индексации заработка
• Данные о начислениях и исключаемых днях для расчета среднего для пособий
• Заработок у других страхователей, подтвержденный справкой
• Остатки отпусков
• Остатки по взаиморасчетам с сотрудниками
• Данные о непогашенных займах
• Действующие плановые удержания
• Сведения о работниках, находящихся в отпусках
• Данные для расчета НДФЛ
• Данные для расчета страховых взносов
• Остатки по уплате взносов

Настройка графиков работы и учет рабочего времени в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП)

Графики работы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) определяют рабочее время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.

Настройка графика работы для его использования в программе 1С:ЗУП состоит из 2 этапов:

• Настраиваются свойства заполнения графика: способы заполнения графика, необходимости учета праздничных дней, видов учитываемого рабочего времени, продолжительности работы по дням недели или по циклам производственной длины
• Заполнение календаря графика

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 поддерживается 2 метода учета фактически отработанного времени:

• Метод «отклонений» предусматривает расчет отработанного времени на основании запланированного в назначенном графике работы и зарегистрированных в программе отклонений от плана (неявки и переработки)
• Метод «сплошной регистрации» помимо учета отклонений предусматривает регистрацию фактически отработанного времени.

Настройка системы оплаты труда и мотивации в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП)

Основная составляющая системы оплаты труда сотрудников описывается в программе 1С:ЗУП перечнем его плановых начислений. Плановые начисления – это начисления, которые будут автоматически начисляться ежемесячно или с другой периодичностью при расчете зарплаты.

Помимо типовых видов расчета, которые имеются в программе 1С:ЗУП 8 для наиболее распространенных систем оплаты труда, можно настраивать свои виды расчетов, например, для расчета оплаты труда по своим видам времени.

Если в компании размеры тарифных ставок определяются тарифными сетками в соответствии с тарифными разрядами сотрудников, в настройках расчета зарплаты должна быть подключена соответствующая возможность.

Для реализации сдельной оплаты труда необходимо активировать использование соответствующих механизмов и определить расценки и виды работ.

При использовании комиссионной оплаты труда (вознаграждение за труд определяется процентом или иным способом в зависимости от достигнутых показателей) настраиваются соответствующие начисления и способы ввода показателей влияющих на расчет.

Аналогичным образом настраиваются доплата за работу в ночное и вечернее время, надбавка за выслугу лет, премии, оплата труда в натуральной форме, компенсационные выплаты и др.

Настройка удержаний в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП)

В программе реализованы основные способы удержаний с сотрудников:

• Удержание в счет погашений займа
• Удержание по исполнительным листам
• Удержание добровольных страховых взносов ПФР
• Удержание добровольных страховых взносов в НПФ
• Удержание профсоюзных взносов

Остальные удержания настраиваются с помощью документов Постоянное удержание в пользу третьих лиц и Удержание в счет расчетов по прочим операциям.

Разовое удержание в программе 1С:ЗУП не предусмотрено и настраивается через отдельный показатель расчета, шаблон для его ввода и произвольно настроенный вид удержания.

Настройка способа выплаты зарплаты в 1С:ЗУП

В зависимости от способа выплаты зарплаты в программе можно настроить следующие места (способы) выплаты:

• Зачисление на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта
• Через кассу
• Перечисление на произвольный банковский счет
• Через раздатчика

Данные места выплаты можно определить для:

• Организации, т.е. сразу для всех сотрудников
• Для подразделения – т.е. для всех сотрудников подразделения
• Для конкретного сотрудника, если оно отличается от всех предыдущих

Если в компании для выплаты зарплаты используется электронный документооборот с банком, необходимо настроить зарплатный проект с соответствующим признаком.

Настройка учета страховых взносов и персонифицированного учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП)

Особенности расчета страховых взносов настраиваются в настройках учетной политики организации с помощью выбора основного тарифа и установки соответствующих флажков:

• Есть фармацевты
• Есть члены летных экипажей
• Есть члены экипажей морских судов
• Есть шахтеры (горнорабочие)
• Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию
• Применяются результаты специально оценки условий труда

Настройка отражения расходов на оплату труда в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП)

Для отражения в бухгалтерском учет расходов на оплату труда в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) настраивают справочник Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете.

Далее, задают соответствующие способы отражения для Организации, Подразделения, Сотрудника, Вида расчета, некоторых документов (Премия, Договор ГПХ и д.р.)

Если предполагается использовать синхронизацию с программой 1С:Бухгалтерия 8, то настраивается такая синхронизация. Далее в программе 1С:Бухгалтерия 8 настраивается аналогичный справочник Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете, в котором настраиваются корреспонденции и аналитика проводок.

Настройка расчета оценочных обязательств и резервов по отпускам в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП)

Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) может рассчитывать оценочные обязательства по оплате отпусков. Для целей налогообложения прибыли применяется термин «Резервы предстоящих отпусков»

В настройках можно определить, по какой методике будут считаться обязательства для целей бухгалтерского учета. Поддерживаются две методики:

• Метод обязательств (МСФО) – расчет по остаткам отпусков
• Нормативный метод – процент от ФОТ (та же методика, что и для налогового учета)

Для налогового учета (по налогу на прибыль) поддерживается только нормативный метод.

ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ 1С:ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ 8 (1С:ЗУП).

Существенная часть усилий при внедрении 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) должна быть направлена на обучение сотрудников работе в программе.

Обучение возможно проводить:

• Самостоятельно – изучая документацию и различные обзоры в сети интернет;
• Пройти курсы обучения в центрах сертифицированного обучения;
• Пройти курсы онлайн-обучения;
• Заказать адаптированное обучение и консультации у компании-внедренца.

Каждый способ имеет свои плюсы и минусы. Экономя денежные средства придется пожертвовать временем. И на оборот. Выбор за вами.

Если многие действия, описанные выше по настройке программы 1С:ЗУП выполняются разово и, может быть, после внедрения Вы к ним никогда не вернетесь, то работе с повседневными операциями нужно уделить особое внимание.

Среди них стоит отметить:

• Учет рабочего времени – метод сплошной регистрации фактически использованного времени предусматривает использование документа Табель и Индивидуального графика
• Учет движения кадров – применяются следующие документы: Прием на работу, Прием на работу списком, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком, Увольнение, Увольнение списком, Перемещение в другое подразделение, Перевод к другому работодателю, Изменение графика работы списком, Перемещение между территориями,
• Регистрация периодов выполнения работ  по договорам ГПХ -Договоры (работы, услуги), Договоры авторского заказа
• Оформление отпуска по уходу уходу за ребенком - Отпуск по уходу за ребенком, Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком, Возврат из отпуска по уходу
• Изменение оплату труда - Изменение условий оплаты труда, Изменение плановых начислений, Назначение планового начисления, Прекращение планового начисления, Изменение квалификационного разряда, Совмещение должностей, Приказ на доплату до среднего заработка
• Индексация зарплаты – Индексация штатного расписания, Индексация заработка
• Учет персональных данных – Основные сведения из справочника Физические лица, статус застрахованного лица и льготы, сведения об образовании и квалификации, сведения о семье, сведения о трудовой деятельности, сведения о воинском учете, стажи общего характера, для расчета пособий и северной надбавки
• Воинский учет – регистрация данных воинского учета для работников, Листок сообщения об изменениях, Карточка оповещения по месту работы, Учет бронирования граждан
• Учет права на отпуск – график отпусков и перенос отпуска
• Учет отклонений от графика работы – Отпуск, Отпуск без сохранения, Командировка, Больничный лист, Оплата дней ухода за детьми-инвалидами, Отсутствие с сохранением оплаты, Прогул, неявка, Простои сотрудников, Работы в выходные и праздничные дни, Работа сверхурочно, Отпуск сотрудников, Командировка сотрудников.
• Расчет зарплаты – помимо документов, имеющих связь с подсистемой кадрового учета могут использоваться Единовременное пособие за счет ФСС, Материальная помощь, Доход в натуральной форм